Een offertesysteem automatiseren: zo pak je het aan

Wat is een geautomatiseerd offertesysteem?

Een geautomatiseerd offertesysteem is een calculator of configurator op je website. Je klant vult zelf de gegevens in, zoals afmetingen, aantallen of gewenste opties, en ziet direct een prijsindicatie of ontvangt automatisch een offerte. Jij krijgt tegelijk een complete aanvraag binnen, met alle gegevens die je nodig hebt.

Voor wie is het interessant?

Een offertesysteem levert vooral veel op als je:

• veel vergelijkbare offertes maakt met een vaste prijsopbouw;
• nu veel heen-en-weer mailt om de juiste gegevens te krijgen;
• merkt dat aanvragen blijven liggen omdat het maken van een offerte tijd kost;
• wilt dat klanten ook buiten kantooruren een prijs kunnen opvragen.

Denk aan bouw- en installatiebedrijven, dienstverleners met vaste pakketten of bedrijven die producten op maat leveren.

Zo pak je het aan in vijf stappen

1. Breng je prijsopbouw in kaart

Schrijf op hoe je nu een prijs berekent. Welke variabelen spelen mee, welke staffels en toeslagen gebruik je en waar maak je uitzonderingen? Dit is de basis van de calculator.

2. Bepaal wat je klant zelf invult

Hoe meer de klant zelf invult, hoe minder werk voor jou. Maar elke extra vraag is ook een drempel. Kies daarom alleen de vragen die echt nodig zijn voor een goede prijs.

3. Kies tussen een directe prijs of een indicatie

Bij een vaste prijsopbouw kan de klant direct een prijs zien. Is maatwerk nodig, dan is een indicatie met een persoonlijke offerte achteraf vaak beter. Beide werken, zolang je duidelijk communiceert wat de klant krijgt.

4. Koppel de aanvraag aan je opvolging

Een offertesysteem is pas echt waardevol als de aanvraag direct in je CRM komt en automatisch wordt opgevolgd. Zo blijft er geen aanvraag liggen en weet je precies waar elke klant staat.

5. Test met echte voorbeelden

Laat je team een reeks bekende offertes door het systeem halen voordat het live gaat. Klopt elke berekening, dan pas zet je het live.

Veelgemaakte fouten

• Te veel vragen stellen. Een lang formulier schrikt af. Begin met het minimum en vraag details later.
• Geen opvolging regelen. Een automatische offerte zonder reactie van jou voelt onpersoonlijk. Plan een vervolgstap in.
• Prijzen niet bijhouden. Spreek af wie de prijzen in het systeem actueel houdt.

Wat levert een geautomatiseerd offertesysteem op?

De grootste winst zit in tijd. Elke offerte die het systeem zelf berekent, hoef jij niet meer handmatig op te stellen. Maar er zijn meer voordelen:

• Snellere reactie. Je klant krijgt direct een prijs of indicatie, ook ’s avonds en in het weekend. Wie snel duidelijkheid krijgt, haakt minder snel af.
• Completere aanvragen. Omdat de calculator de juiste vragen stelt, mis je geen gegevens meer en hoef je minder na te bellen.
• Minder fouten. Een vaste rekenlogica voorkomt rekenfouten en zorgt dat elke klant dezelfde prijsopbouw krijgt.
• Betere voorselectie. Klanten zien vooraf of je prijs bij hun budget past. Je gesprekken worden daardoor kansrijker.

Welke gegevens vraag je uit?

Welke vragen je stelt, hangt af van je product of dienst. Een paar vuistregels:

• Vraag eerst wat nodig is voor de prijs, daarna pas de contactgegevens.
• Gebruik keuzes en schuifjes waar het kan, in plaats van open tekstvelden.
• Leg bij lastige vragen kort uit wat je bedoelt, bijvoorbeeld met een voorbeeld of afbeelding.
• Vraag alleen persoonsgegevens die je echt nodig hebt, en vermeld wat je ermee doet.

Directe prijs, indicatie of offerte op maat?

Er zijn grofweg drie varianten. Bij een directe prijs ziet de klant meteen het bedrag en kan hij soms direct bestellen of boeken. Bij een prijsindicatie laat je een bandbreedte zien en volgt de definitieve offerte later. Bij een offerte op maat verzamelt het systeem alleen de gegevens en maak jij de offerte, maar dan veel sneller omdat alles al compleet is. Je kunt ook combineren: een directe prijs voor standaardsituaties en maatwerk voor de rest.

Zo meet je of het werkt

Houd na de livegang een paar dingen bij: hoeveel mensen de calculator starten, hoeveel hem afmaken, en hoeveel aanvragen uiteindelijk klant worden. Haken veel mensen halverwege af, dan is er vaak een vraag die te lastig of te persoonlijk is. Door de calculator stap voor stap te verbeteren, haal je er steeds meer uit.

Website of platform?

Een offertesysteem kan onderdeel zijn van je website of van een platform voor leadopvolging, zoals onze Groeisysteem App. Welke route het beste past, hangt af van je prijsopbouw en de systemen die je al gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een offertesysteem te bouwen?

Dat hangt af van je prijsopbouw. Een eenvoudige calculator met een paar keuzes staat snel, een configurator met veel opties, staffels en uitzonderingen vraagt meer tijd. De meeste tijd zit vaak niet in het bouwen, maar in het helder krijgen van de rekenregels.

Kan een offertesysteem ook een PDF-offerte versturen?

Ja, dat kan. Het systeem kan op basis van de ingevulde gegevens automatisch een offerte opstellen en per e-mail versturen. Bij maatwerk kies je vaak liever voor een prijsindicatie, waarna jij de definitieve offerte maakt.

Wat als mijn prijzen vaak veranderen?

Zorg dat prijzen en toeslagen op één plek staan en eenvoudig aan te passen zijn. Spreek af wie verantwoordelijk is voor het bijwerken, zodat het systeem altijd met de actuele prijzen rekent.

Wil je weten hoeveel tijd een offertesysteem jou kan besparen? Plan een gratis powerhour, dan kijken we samen naar jouw situatie. Of lees eerst verder: Meer over ons offertesysteem.